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- Solicitud del certificado de oficialidad e interés sanitario
- Envío de publicidad, planos, presupuestos, privilegio de oficialidad a todos los interesados (dossier de industria)
- Realización de listados (Base de datos)
- Valoración e informes finales
- Coordinación y logística de los aspectos científicos y lúdicos
- Montaje y desmontaje de la secretaría durante la celebración del congreso
- Montaje y control del área de entrega de documentación y acreditación a los congresistas
- Señalítica: realización y ubicación de la cartelería en la sede del congreso
Con las siguientes secciones:
- Económica
- Difusión
- Congresistas
- Proveedores
- Mecenazgo y patrocinadores
- Logística de gestión
Sección económica:
- Formularios de contratación de espacios, en el área de exposición comercial
- Formularios de aportaciones científicas
- Preparación y envío de materiales impresos (envíos, invitaciones, etc.), según diseño acordado con la empresa
- Gestión de cobros
- Realización de informes periódicos (balances y cuenta de pérdidas y ganancias)
- Diseño del boletín de inscripción
- Recepción y cómputo de inscripciones
- Programa informático para el control de las inscripciones
- Gestión, control y negociación de pagos
- Selección y negociación con los proveedores para optimizar las formas de pago y condiciones económicas dentro del nivel de calidad requerido
- Contratación de los servicios necesarios para la realización del congreso: salas, hoteles, personal auxiliar, etc.
- Supervisión de todos los proveedores
- Gestión de ingresos
Sección de difusión:
- Realización de Notas de Prensa, junto a la sociedad científica
- Envío de la información a los medios de comunicación especializados y generales
- Relación con los medios de comunicación
- Convocatoria de las ruedas de prensa
- Realización del Dossier de Prensa
- Control de las reseñas aparecidas en prensa escrita, radio, televisión..., para su posterior entrega a la sociedad
- Elaboración, transporte y distribución de materiales científicos y/o de promoción durante el Congreso
- Manipulación y franqueo para los envíos de los programas a los congresistas
- Realización y mantenimiento de páginas web
Sección de congresistas:
- Remisión de los boletines de inscripción, alojamiento y programa científico y social
- Envío de las confirmaciones de inscripciones, una vez recibido el pago de las mismas
- Entrega de la identificación personal en el Congreso
- Esmerada atención
Sección de proveedores:
- Selección, negociación y contratación de todos los servicios y personal auxiliar
- Supervisión de las agencias colaboradoras
- Creación, realización y supervisión de los materiales
- Contratación de vigilancia, seguridad y limpieza
- Provisiones a proveedores
Logística de gestión:
Contamos con programas informáticos especialmente desarrollados para el área de congresos y manejo de abstracts:
- GESCON (gestión de congresos)
- GESTORCOMUN (gestión de abstracts)
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